Tanto o médico ou gestor da clínica médica quanto a futura secretária devem ter características essenciais para a realização de um bom trabalho.
Um dos problemas das clínicas médicas é a gestão de pessoas. Por quê? A rotina de uma clínica médica requer muita dedicação, flexibilidade de horários, além da sensibilidade para lidar com o público num momento bem delicado. Afinal, os momentos que se busca um médico, em sua maioria, não são bons, e sim uma situação de preocupação com a saúde.
Nas diversas funções que colaboram para manter o bom atendimento aos pacientes, desde o agendamento até a recepção, e a organização da clínica médica, a secretária desempenha um papel decisivo. O sucesso da prestação de serviços, muitas vezes, fica em risco justamente pelo mal atendimento ou desleixo desta profissional.
Mas, como resolver este problema e contratar uma secretária com as qualidades que o cargo exige? É o que vamos lhe mostrar agora, apresentando quais são características essenciais para você avaliar. Continue lendo!
Boa apresentação
Não confunda boa apresentação com os “padrões de beleza” que se fala por aí, certo? A secretária também não precisa seguir o estereótipo de usar salto alto para ter boa apresentação. Mas, estar com roupas adequadas (pode ser uniforme) e limpas, manter os cuidados com a higiene pessoal e escolher acessórios de acordo com o ambiente de trabalho.
O desleixo não traz uma boa aparência para a pessoa e muito menos para a clínica médica, que pode “herdar” a imagem de descuido da profissional.
Boa educação e comunicação clara
Não há nada pior do que ser atendido por uma pessoa mal-educada, não é mesmo? Mesmo que os atendimentos se tornem repetitivos em alguns momentos, e a secretária tenha que explicar as mesmas situações para várias pessoas que apresentam humores diferentes, o atendimento precisa ser cordial e a comunicação clara. Afinal, a secretária tem que estar ciente de suas obrigações e de como será o seu trabalho — deixe claro durante o processo de entrevista.
Ser educada, ter paciência ao telefone, nos atendimentos presenciais e comunicar-se de maneira adequada para tirar as dúvidas dos pacientes e familiares são qualidades de uma boa secretária.
Capacidade de organização
Parece clichê falar que uma secretária precisar ser organizada, entretanto, o bom funcionamento da clínica médica depende demais deste quesito. Não importa qual é o tamanho da clínica, o trabalho de agendamento, organização de documentos dos pacientes e outros aspectos da rotina administrativa são decisivos.
A organização de secretária, que pode contar com o apoio de um software de gestão qualificado, contribuirá diretamente para uma boa experiência do paciente.
Capacidade para lidar com os imprevistos de uma clínica médica
Nem todo mundo sabe lidar com imprevistos, e eles acontecem na clínica médica! Em momentos de atraso do médico ou do paciente ou em uma urgência, por exemplo, a secretária precisa manter a calma e ter iniciativa para solucionar os problemas, sempre que possível.
Uma secretária preparada consegue controlar momentos como esses e restabelecer, na maioria dos casos, a ordem e as condições de trabalho.
Familiaridade com a tecnologia soma pontos
Com os avanços da tecnologia, inclusive por meio de softwares de gestão para uso em clínica médica, a secretária tem que ter ao menos as noções básicas de informática e disposição para aprender. Saber enviar e-mails, alimentar o sistema de gestão e navegar nas plataformas dos planos de saúde são algumas das questões importantes.
Não precisa ser uma expert no assunto, mas quanto mais ela souber, mais ágil serão os processos da clínica médica.
Disposição para prestar assistência ao trabalho do médico
Em algumas clínicas, a secretária auxilia o médico em tarefas que podem parecer simples, mas que no final das contas otimiza o tempo. Acompanhar os pacientes nos exames e orientá-los sobre os procedimentos são exemplos práticos.
A secretária que reunir essas características tem boas chances de ser a profissional que a sua clínica médica procura. Claro que em caso de não reunir todas elas, a sua futura secretária pode aprender na sequência aquelas que lhe faltam. O que não se pode é abrir mão de ter uma secretária qualificada e comprometida.
