Uma clínica médica com processos definidos e organizados atende melhor e se torna mais competitiva. Saiba como conseguir isso de forma simples.
Ter os processos da clínica médica sob controle e que descomplicam a rotina de todos os setores e funcionários é desafiador. Afinal, uma clínica médica não se baseia apenas nos atendimentos que realiza todos os dias.
Por trás do que todos veem, é preciso ter organização e otimização nos processos para que o que está visível na ponta do Iceberg funcione. É por isso que neste conteúdo você não vai encontrar apenas dicas, e sim ações possíveis de serem feitas dentro da sua clínica médica, a fim de organizar melhor os seus setores.
Quando se fala em gestão da clínica médica e de ações para melhorá-la, não podemos esquecer de nenhum setor. Só assim, todos os processos serão melhorados. Descubra a seguir o que você precisa fazer para organizar melhor a gestão da clínica.
Fique longe dos principais erros!
Com a necessidade de modernização, o mercado de clínicas médicas se expandiu, e com isso o paciente passou a ficar cada vez mais criterioso e exigente na escolha de um médico. Deste modo, somente a eficiência nos serviços passou a não ser mais o suficiente. Por isso, é preciso evitar que algumas situações aconteçam na sua clínica:
- Não entender que o paciente está no comando
- Fazer um pré-atendimento ruim
- Não utilizar um software médico
- Não ter metas definidas
- Misturar a gestão financeira da clínica e a pessoal
- Ficar longe dos meios digitais
- Marcar consultas em horários errados
Se você está cometendo a maioria destes erros, entenda melhor porque eles precisam ser evitados acessando: 7 principais problemas na gestão de clínicas médicas!
Descomplicando a gestão administrativa da clínica médica
São muitas tarefas que precisam ser feitas diariamente na clínica médica, logo saber como descomplicá-las é fundamental. Para conseguir uma gestão eficiente você precisa adotar algumas medidas, como:
- Capacitar sua equipe
- Controlar as despesas e receitas
- Obter feedbacks dos pacientes e funcionários
- Administrar o uso dos materiais
- Contar com o auxílio de um software médico
- Usar dados para facilitar as decisões
- Otimizar os atendimentos
São várias as ações que precisam ser feitas. Saiba como colocar cada uma das listadas acima em prática e potencialize os serviços de sua clínica começando agora mesmo, conferindo as 7 dicas fundamentais para descomplicar a gestão administrativa de clínicas médicas de vez!
Agora que você sabe do que precisa ficar longe e do que precisa fazer para otimizar os processos da sua clínica, a seguir você vai aprender como tornar a gestão da clínica médica mais organizada e eficiente. Confira 5 ações que você deve aplicar:
1. Melhore o atendimento
Com os avanços tanto da tecnologia quanto do mercado, investir em um atendimento mais humanizado se tornou essencial. Além disso, há outros fatores a serem observados para melhorar o atendimento em uma clínica médica, como:
- Criar um relacionamento melhor com os pacientes, tanto durante a consulta, como depois dela;
- Conhecer mais sobre os pacientes através de feedbacks, conversas e até cadastros completos de cada um;
- Cuidar do aspecto visual da clínica e do conforto;
- Cumprir o horário;
- Fazer ações para fidelizar os pacientes.
2. Faça uma gestão de estoque eficiente
Muitas clínicas precisam contar com um estoque de materiais e medicamentos. Se esse também é o seu caso, é necessário ter um controle de estoque muito bem alinhado. É preciso controlar os equipamentos, ferramentas e medicamentos que entram e saem. Além disso, há o estoque de materiais dos produtos de limpeza e de escritório que também precisam de atenção.
Para organizar esses materiais, o ideal é possuir uma descrição bem detalhada de cada item do estoque, ter um processo de compras organizado e sincronizado com as demandas, armazenar os produtos corretamente e centralizar todas essas informações em um software médico. Quer saber como conquistar uma gestão de estoque eficiente? Clique aqui!
3. Integre as partes fiscais e financeiras
Imagine uma ferramenta ideal: que reúne a agenda do paciente, tem o seu prontuário, qual o seu convênio, o total a pagar, que emite nota fiscal, gere os boletos, ou controle os cheques, controle o caixa, enfim, que tenha em uma plataforma tudo o que você precisa para realizar o atendimento. E ainda: que disponibilize relatórios financeiros, sem precisar ficar coletando dados de diversos locais?
Existem outros benefícios de ter a gestão financeira e fiscal integrada a toda rotina da clínica médica e para conquistar todos é preciso contar com um software médico e abandonar as planilhas.
4. Mantenha um histórico completo dos pacientes
Isso não se trata somente do prontuário do paciente, mas de informações que favoreçam a sua fidelização. Quanto mais dados forem coletados e armazenados, maiores serão as chances de descobrir as necessidades dos seus pacientes.
Além disso, um histórico completo do paciente possibilita agilidade nos atendimentos, porque é muito difícil lembrar da saúde de cada um, saber o que já foi feito e prescrito, e também ajuda na prevenção, pois você vai acompanhar o paciente de forma cronológica, saber da saúde de família e assim antecipar possíveis doenças ou gravidades.
5. Centralize dados
Mais do que coletar informações, é preciso centralizar tudo em um único local. Isso porque na hora em que for necessário saber sobre o pagamento dos pacientes de anos atrás, ou de quando foi a última consulta, fica mais fácil encontrar e ter acesso a informação. Imagine ter que vasculhar um arquivo com todos os recibos dos pacientes para encontrar um, quando você utiliza um sistema encontra facilmente o histórico de cada paciente de forma individual.
Assim se ganha mais em tempo, confiabilidade dos registros e facilidade na comunicação. Entenda como a centralização de dados é essencial para a tomada de decisão no seu negócio.
Outros itens que podem melhorar a gestão da clínica médica
Apesar de que cada clínica é única e tem processos internos diferentes, existem itens que ajudam na gestão. Depois de fazer o diagnóstico da sua clínica olhando as ações acima, você já sabe o que precisa fazer, não é mesmo? Para ajudar ainda mais, confira dicas que se adotadas facilitam o seu dia a dia:
Fique por dentro das novidades da área médica
Você já entendeu que o mercado muda e se atualiza constantemente, certo? Por isso, há alguns fatores que é fundamental se manter atualizado, pois impactam diretamente no trabalho, como é o caso do Novo Código de Ética Médica, por exemplo.
Além disso, quando você sabe das novidades e atualizações, fica muito mais fácil tomar medidas que favoreçam a sua clínica médica. Grandes exemplos são: medicina do futuro, que revela quais são as principais transformações da saúde e o uso da inteligência artificial na saúde, que garante muita eficiência no atendimento e diagnóstico preciso.
O importante é que você não deixe de se atualizar com cursos e treinamentos, e fique por dentro das novidades dentro da área médica.
Aposte na tecnologia: invista em ferramentas de gestão
Quando você otimiza e integra a gestão da clínica, a consequência é positiva: você alcança processos e atendimentos mais organizados e eficientes. Um software médico é capaz de lhe ajudar a conquistar isso. Você só precisa saber escolher o sistema certo!
Treine sua equipe
De nada adianta manter a estrutura da clínica atualizada, investir em um software médico, integrar processos e acompanhar as novidades na área da saúde se toda a equipe não acompanhar isso, certo?
Por isso, é necessário avaliar como está o desempenho dos seus colaboradores, investir em cursos e treinamentos para incentivá-los. Você certamente vai sentir a diferença dia após dia e até vai refletir na melhora do atendimento aos pacientes.
Ganhe tempo na agenda médica
E se o paciente faltar e não avisar, ou esquecer da consulta a culpa é de quem? Certamente da sua clínica que não se esforçou nem para confirmar o atendimento. Agora, como resolver essas falhas na agenda? A falta de organização também implica diretamente no aproveitamento da agenda
Algumas ações podem ser feitas para lhe ajudar a ter tempo na agenda, como passar a confirmar as consultas pelo menos um dia antes e ter um fluxo de trabalho eficiente para não atrasar as consultas.
Reduza custos
Para reduzir custos na operação da clínica sem perder a qualidade, é necessário antes de tudo, fazer um levantamento completo de suas despesas, seja com colaboradores, materiais clínicos e medicamentos, materiais de escritório e com a infraestrutura.
Depois disso, você precisa ficar atento ao pagamento das contas, avaliar o que pode ser cortado e substituído. Sua clínica médica ganha muito a longo prazo!
Quais são os segredos das clínicas bem sucedidas?
Quem nunca sonhou em ter uma clínica médica perfeita? Na verdade isso é uma utopia, mas nada impede que ações sejam feitas para tornar a empresa melhor possível em quesitos como gestão e atendimento.
Pesquisando com alguns clientes, elencamos as características que toda clínica bem sucedida tem hoje em dia:
- Entende que o paciente está no comando;
- Faz um ótimo pré-atendimento;
- Conta com um software médico adequado;
- Tem metas definidas;
- Separa a gestão financeira da pessoal;
- Está inserida nas mídias digitais;
- A agenda não possui falhas.
E aí, a sua empresa se encaixa na maioria destes quesitos? Por trás de todas essas qualidades existe uma clínica preocupada com a estrutura da empresa, fazendo a automatização de todos os processos, disponibilizando treinamentos para qualificar a equipe, trabalhando de maneira humanizada e ouvindo seus pacientes.
Você está preparado para ter uma clínica médica bem sucedida? Como você viu neste material, a maioria das ações que otimizam a gestão e os processos da clínica exigem que uma ferramenta de automação seja usada. Afinal, hoje em dia não tem mais como uma clínica ser moderna e ainda usar planilhas e caderninho.
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