Confira as dicas que vão descomplicar a gestão de clínicas médicas. São 7 itens que podem ser aplicados, a partir de hoje, aí na sua clínica.
Toda empresa tem um processo de gestão administrativa e nas clínicas médicas, que também precisam de gerenciamento, não é diferente. Mas, como fazer isso de maneira descomplicada?
Como você sabe, são muitas as tarefas que precisam ser realizadas diariamente, inclusive, o atendimento aos pacientes — que não pode ser prejudicado em função de questões administrativas.
Para garantir uma gestão administrativa eficiente em clínicas médicas, o que inclui planejamento, finanças, marketing e agenda, nós listamos 7 dicas valiosas que vão lhe ajudar a descomplicar tudo isso. Acompanhe!
1. Invista na capacitação da sua equipe
O primeiro item é indispensável: capacitação da equipe! Com todos os profissionais capacitados de acordo com as suas funções e alinhados com os objetivos da empresa, a gestão administrativa fica bem mais fácil de ser feita. Ao dominarem os seus setores, saberão lidar com imprevistos e manter a clínica organizada em qualquer situação.
Portanto, invista na capacitação de todos os funcionários. O médico, por exemplo, deve se atualizar constantemente e participar de congressos e seminários da sua área. Assim como os demais funcionários terão de estar dispostos a fazerem parte de treinamentos e cursos.
2. Tenha controle das despesas e receitas
O controle de entradas e saídas é um dos fatores mais importantes na gestão administrativa. Por isso, tenha alguém que faça este trabalho com eficiência. Além disso, jamais misture as suas contas pessoais com aquelas que são exclusivas da clínica, certo? Esse é um dos principais motivos para erros financeiros e confusão!
Liste as contas e os tributos a serem pagos e estabeleça uma data para o pagamento dos funcionários, monitorando as finanças periodicamente e fazendo os fechamentos mensal e anual.
3. Converse com funcionários e pacientes para obter feedbacks
Há quanto tempo você não troca algumas palavras com os funcionários e pacientes sobre como anda a sua clínica? As opiniões dos colaboradores contam bastante para melhorar a gestão administrativa de clínicas médicas.
Além das tradicionais conversas, pode haver na recepção um questionário para avaliação, sugestões ou mesmo críticas. Vale ainda pedir se você pode enviar perguntas por e-mail ou pelo aplicativo de mensagens.
Com os feedbacks, você avalia como está o desempenho dos seus serviços, o que precisa melhorar, entre outros pontos.
4. Administre o uso de materiais
Esteja por dentro (ou deixe alguém responsável por isso) do uso de materiais, das compras, armazenamento e de distribuição deles. Assim, é possível que todas as clínicas médicas consigam reduzir custos, evitar a falta de produtos e o desperdício.
E quando falamos em materiais, não são apenas aqueles utilizados para atendimento do médico aos pacientes. Trata-se também dos móveis, aparelhos eletrônicos, consumo de energia, papel, materiais de escritórios, entre outros.
5. Utilize o software de gestão para clínicas médicas
Os softwares de gestão voltados para clínicas médicas são feitos para descomplicar a gestão administrativa e facilitar a vida de médicos e funcionários! Com ele, você pode acompanhar em tempo real os agendamentos, entradas e saídas financeiras, contas a pagar e receber, entre outros dados importantes.
As clínicas médicas que adotam este modelo de gestão, abandonam de vez os gastos e incômodos com papéis, pastas e arquivos físicos que tomam o maior espaço. Dá até para melhorar o ambiente da recepção e o consultório com tantos objetos a menos ocupando lugares.
Os melhores softwares incluem o histórico clínico do paciente, prescrições, doenças em tratamento e até imagens de exames realizados.
6. Use os dados a seu favor
Com os dados armazenados e disponibilizados a um clique, caso você tenha um software de gestão administrativa, é possível usá-los para estratégias de marketing e conquistar novos clientes. Através destas informações, fica muito mais fácil direcionar campanhas para pacientes com o mesmo perfil dos seus atuais.
O marketing, quando bem executado, é uma poderosa ferramenta para atrair mais clientes e gerar mais lucratividade para as clínicas médicas.
7. Otimize o tempo das consultas
Ninguém gosta de esperar por muito tempo e nem que uma consulta tenha longa duração. Para que isso não aconteça e a clínica não perca pacientes para a concorrência, manter uma agenda organizada é extremamente importante. Além, obviamente, do médico manter o foco na consulta e conduzir a conversa de maneira amistosa.
Novamente, um software de gestão para clínicas médicas ajuda bastante a ter tudo isso bem organizado.
Para clínicas médicas prosperarem é necessário, além da capacitação dos médicos, descomplicar a gestão administrativa e atender aos pacientes da melhor maneira. Isso envolve toda a equipe, além do controle financeiro e do uso de materiais, da frequência dos feedbacks, da otimização do tempo das consultas e do uso de dados, que estarão em um software de gestão, a seu favor.